3 قانونی که مدیران کارآمد رعایت می نمایند! - وبلاگ ساعت مچی

به گزارش وبلاگ ساعت مچی، چگونه با وجود مسائل، کارایی خود را بالا نگه داریم؟

کارا و پربازده بودن به معنی انجام دادن کار بیشتر نیست؛ بلکه به این معنی است که موارد مهم تر، سریع تر به نتیجه برسند. سه عادت که مختص رهبران پربازده است به شما یاری خواهند کرد که تمرکز بهتری بر موضوعات پراهمیت تر داشته باشید. در ادامه با خبرنگاران همراه باشید.

برنامه هایی نظیر to-do-list را به زباله دان می اندازند

برای مفید و کارآمد بودن به اولویت بندی احتیاج است. بیشتر برنامه های to-do-list فعالیت های اشتباه را در اولویت قرار می دهند. این دست اپلیکیشن ها اولویت را به کارهایی می دهند که از نظر زمانی باید سریع تر و زودتر تحویل داده شوند؛ در حالی که کار مهم تر کاری است که زمان صرف شده برای آن بازدهی بیشتری داشته باشد.

به عنوان مثال، یک جایگزین خوب برای to-do-list می تواند فهرست 20/80 باشد، این فهرست بر اساس قانون پارتو ساخته شده است و بر اساس آن، 20 درصد از کوشش باید نتیجه ای 80 درصدی فراوری کند.

اصل پارتو همه جا وجود دارد. مثلا در محل کار دیده اید که 80 درصد کارها را 20 درصد افراد انجام می دهند؛ یا مثلا 20 درصد نیروی فروش 80 درصد محصول را به فروش می رسانند. یک مثال ساده تر می خواهید؟ به کمد لباس هایتان نگاه کنید؛ 20 درصد لباس ها را 80 درصد مواقع می پوشید!

وسط یک صفحه کاغذ سفید یک خط از بالا به پایین بکشید تا آن را به دو قسمت مساوی تقسیم کند. بالای سمت چپ کاغذ بنویسید 20 درصد و بالای سمت راست بنویسید 80 درصد. حالا، کارها و موضوعاتی که اهمیت بیشتری دارند، در قسمت 20 درصد بنویسید و همه موارد به جامانده را به سمت دیگر انتقال دهید. به این کار اولویت بندی می گویند و شما و تیم کاری باید ابتدا کارهایی را که اولویت و مطلوبیت بالاتری دارند، به انتها برسانید. این کار 80 درصد کارهای پراهمیت سازمان را به ثمر می رساند.

در شرایط پرفشار از سرعت می کاهند

یک عادت معکوس و خلاف بقیه این است که وقتی هیاهوی سازمان زیاد می گردد، آن ها کنترل و راهنمایی امور را از جایی ساکت تر بر عهده می گیرند. برای چنین کاری، رهبران مختلف روش ها و راه های اجرایی متفاوتی به کار می برند؛ اما بعضی اصول فراگیر بین همه آن ها یکسان است.

اول این که آن ها سعی می نمایند پیش از این که اوضاع آشفته گردد، زمان و فضایی آرام تر خلق نمایند. این زمان می تواند صبح زود یا پیش از رفتن به رختخواب باشد. نباید در زمانی که مسائل ایجاد می شوند در پی زمان مناسب برای حل آن ها بود؛ بلکه باید از پیش از وقوع، زمان هایی برای برنامه ریزی کردن آن ها - آن هم به طور روزانه - در نظر گرفته باشند.

دوم این که آن ها زمان هایی را برای رفتن به مکان آرامش و سکوت اختصاص می دهند. این زمان ها، زمان های استراحت 10 دقیقه ای روزانه و میان کار نیستند. آن ها می دانند که این زمان ها برای به دست آوردن انرژی بسیار خوب هستند و زمان کار نیستند. یک رهبر کارآمد حداقل 30 دقیقه برای آنالیز عمیق و کامل مسائل در هر روز اختصاص می دهد.

قانونی ساده برای مقابله با اتفاقات غیر مترقبه دارند

شاید یکی از چیزهایی که رهبران کارآمد را از سایرین جدا می نماید، نحوه واکنش نشان دادن آن ها به شرایط بد و ناخوشایند است. بسیاری از افراد بر این باورند که اتفاق های روز به دستاوردهای شما منتهی خواهند شد. یعنی اگر اتفاق ها خوب باشند نتیجه خوب است در غیر این صورت، نمی توانید نتیجه مطلوبی به دست آورید. بدین معنی که اگر اتفاق بدی بیفتد، هرچقدر مدیریت کنید اوضاع در نهایت به نفع شما نخواهد بود.

مشکل چنین باوری این است که بر اتفاق هایی غیر قابل کنترل راسخ شده است. مثلا ما آب و هوا، اقتصاد یا رفتار مردم را نمی توانیم کنترل کنیم. اگر بر این باور باشیم که چنین اتفاق هایی بر نتیجه کار ما تأثیر خواهد داشت، آنچه از ما باقی خواهد ماند بازنده ای بیش نیست.

اما یک رهبر خوب می داند اگر در برابر اتفاق هایی که تحت کنترل ندارد، واکنش های صحیح - که تحت کنترل دارد - نشان دهد؛ به احتمال زیاد می تواند نتایجی به دست آورد که او را از بازنده بودن دور نگه خواهند داشت. این را اصل موفقیت می گویند: اتفاق ها + واکنش ها = نتایج. بر این اساس، رهبر و تمام تیمش در شرایطی که اتفاق هایی خارج از کنترل رخ می دهند، با تمرکز بر واکنش های صحیح، برترین نتیجه را از آن خود خواهند کرد.

رهبرانی که از این روش و اصل پیروی می نمایند، پاسخ هایی برای هر مسئله ای که با آن روبرو می شوند دارند و بدین ترتیب حتی برای سخت ترین شرایط نیز می توانند نتایج مثبت و مؤثری به دست آورند.

کلام آخر

آیا می خواهید از حد یک مدیر معمولی به یک رهبر فوق العاده و مفید ارتقاء پیدا کنید؟ پس به تغییر دادن عادت های خود فکر کنید. برای این منظور باید تمرین کنید، بر اولویت بندی هایتان دوباره فکر کنید، سرعت را کاهش دهید و برای شرایط متفاوت واکنش های متفاوت داشته باشید.